manajemen perkantoran

BAB II

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERKANTORAN

2.1 Data Dan Informasi

            Data (Mills, 1984;17) adalah fakta mentah, observasi, atau kejadian dalam bentuk angka atau simbol khusus. Data merupakan butir kuantitatif yang dapat disisikan dari suatu fakta atau kejadian. Misalanya, laba bersih perusahaan X pada tahun 2005 adalah 850 juta rupiah.

Data dapat disebut informasi apabila data tersebut diolah dengan urutan tertentu dan dijadikan dasar dalam bertindaak. Pengolahan data bertujuan mernyusun dan menempatkan dat tersebut dalam konteks untuk menghasilkaan informasi yang bermakna. Dengan demikian, informasi adalah data dengan tolok banding, atau data yang telah diolah menjadi suatu kesimpulan yang mempunyai makna lebih jika dibandingkan dengan data semula. Misalnya, laba bersih perrusahaan X pada tahun 2005 meningkat 20 persen jika dibandingkan dengan tahun 2004, yaitu dari 850juta rupiah menjadi 1,2 miliar rupiah. Dengan demikian, lingkungan/data/fakta yang dianalisis akan menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen dalam membuat keputusan agar dapat mendukung berjalannya kegiatan operasional perusahaan.

Data secara tidak langsung memberikan informasi pada pihak penerima namun bisa juga terjadi sebaliknya. Kalimat berisi data yang belum diberikan tolok banding (sepertti contoh diatas) mungkin sudah menjadi informasi bagi pihak penerima informasi apabila yang bersangkutan telah mengetahui dat laba tahun 2004. Sementara itu, kalimat yang mengenai data awal hanya berupa data yang tidak berguna bagi orang lain karena orang lain tidak mengetahui laba bersih tahun 2004, maka perlu ditambahkan kalimat agar memberikan gambaran secara lengkap sehingga dapat dibandingkan dengan data sebelumnya.

Proses untuk mengelolah data menjadi informasi sudah disebutkan di Bab I berkenan dengan proses system kantor (The Liang Gie, 1996:36). Moekijat (1996:69) menambahkan empat kegiatan pokok yang dibutuhkan untuk menyediakan informasi, yaitu :

1.      Pengumpulan data

2.      Pengelolaan data

3.      Penyimpanan data

4.      Pendistribusian data

Komaruddin (2001:46) mengemukakan bahwa informasi  sebagai hasil dari pengolahan data mempunyai tujuan :

1.      Informasi deskriptif

2.      Informasi penjelasan

3.      Informasi prediktif

4.      Informasi evaluatif

5.      Informasi inovatif

Berdasarkan tempat/asal/sumber, data/informasi dapat dibedakan dalam dua kategori, yaitu :

1.      Internal

Adalah data/informasi yang berasal dari dalam organisasi misalnya, data keuangan, data karyawan, dan lain sebagainya. Fungsi data/informasi internal adalah meningkatkan produk tivitas dengan memanfaatkan strengths dan mengatasi weknesses.

2.      Eksternal

Data/ informasi yang berasal dari luar oreganisasi misalnya, keadaan ekonomi secara makro, perilaku konsumen, dan lain sebagainya. Fungsi/informasi eksternal adalah sebagai bahan masukan bagi decision making dengan memanfaatkan opportunities dan menaggulangi threats.

Menurut komaruddin (2001:62), sumber informasi berasal dari :

1.    Informasi primer, merupakan informasi yang diperoleh dari tangan pertama, yaitu diperoleh dari hasil pengamatan, percobaan survei, atau dugaan objektif.

2.    Informasi sekunder, merupakan informasi yang telah dihimpun dan disimpan ditempat penerimaan dan pengolahan. Informsi sekunder diperoleh dari organisasi intern, pembelian dari luar organisasi, publikasi, dan badan pemerintahan.

2.2  Jenis-Jenis Sistem Informasi

          Setiap organisasi perusahaan mempunyai sejumlah sistem informasi yang berbeda satu sama lain di mana sistem tersebut memberikan informasi secara terus-menerus kepada pihak pemakai pada semua tingkat.

Data dan informasi mengalir secara fluktuatif baik dengan laporan lisan ata uulisan maupun laporan manual atau digital. Data dan informasi tersebut digunakan sebagai dasar tindakan kontrol dan koreksi.

Sistem informasi manajemen merupakan sistem manual/komputer terpadu yang memberikan informasi untuk mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan suatu organisasi. Tujuan ideal yang ingin diperoleh adalah mencapai suatu situasi dimana data diolah ketika diterima dan informasi diperoleh pada waktu yang tepat sehingga dapat berpengaruh dalam pengambilan keputusan.

2.3 Pengertian Sistem Iinformsi Manajemen  

 Sistem adalah kumpulan komponen dimana masing-masing komponen memiliki fungsi yang paling berinteraksi dan saling tergantung serta memiliki satu kesatuan yang utuh untuk bekerja mencapai tujuan tertentu. Berikut ini kutipan definisi sistem informasi dan sistem informasi manajemen (SIM) :

Menurut komaruddin (2001:30)

“sistem informasi merupakan seperangkat prosedur yang terorganisasi dengan sitematik yang jika dilaksanakan akan menyediakan informasi yang dapat dimanfaatkan dalam proses pembuatan keputusan.”

Sistem informasi manajemen sering disamakan dengan teknologi. Dari defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa teknologi merupakan bagian dari SIM di samping dari sumber daya manusia, perusahaan, dan prosedur kerja.

Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem yasng saling kerja sama terdiri dari kumpulan orang, alat, serta prosedur dan merupakan satu kesatuan yang saling berinteraksi dan berkesinambungan serta dirancang untuk mengumpulkan, memilih, menganalisis, mengevaluasi, dan mendistribusikan informsi yang baik dan siap pakai guna  menghasilkan perencanaan, implementasi, dan pengendalian manajemen yang baik melalui pembuatan keputusan.

Dalam pendistribusian data maupun infgormasi dibutuhkan komunikasi yang baik sebagai syarat mutlak untuk melakukan koordinasi kerja, baik secara vertikal maupun secar horizontal. Koordinasi merupakan harmonisasi usaha-usaha yang bersifat individual, dan merupakan inti/esensi dari manajemen. Informasi dapat disampaikan secara lisan maupun tulisan misalnya melalui meeting/pertemuan, surat, rapat, buletin, buku panduan, telepon,     e-mail, dan lain sebagainya.

SIM dilakukan dalam prosedur kerja kantor. Prosedur kerja memudahkan kegiatan yang repetitif  dan rutin sehingga setiap terjadi perbaikan prosedur tidak perlu dianggap sebagai hal yang perlub dipikirkan bagaimana penanganannya. Pemahaman lebih lanjut mengenai prosedur yang akan dibahas pada bab berikutnya.

2.4 Manfaat Informsi   

          Informasi perlu dikelola denga baik agar perusahan dapat mengelola bisnis baik dimana sekarang muaupuin masa yang akan datang. Efektifitas perusahan tidak akan tercapai tanpa planning  yang baik karena planning merupakan syarat untuk dapat melakukan organizin actuating, dan controlling yang baik. Planning. Organizing, actuating, dan controlling yang baik hanya tercapai dengan pengelolaan informasi yang baik pula. Dengan demikian, informsi bermanfaat untuk :

1.      Perencanaan

2.      Pengorganisasian

3.      Pelaksanaan

4.      Pengendalian

2.5 Karakteristik Informasi Yang Baik/Siap Pakai

            Kualitas informasi mempengaruhi kualitas keputusan yang akan diambil. Informasi yang baik dan siap pakai sangat diperlukan dalam setiap pembuatan keputusan. Karakteristik informasi yang baik dan siap pakai adalah :

1.      Relevan

2.      Akurat

3.      Tepat waktu

4.      Lengkap dan memadai

5.      Up to date

6.      Dapat diandalkan

7.      Dapat dimengerti

8.      Dapat dibandingkan

2.6 Hambatan Informasi Bagi Pembuat Keputusan

            Menurut Bodnar dan Hopwood 1998:394), ada enam langkah yang harus dilalui oleh seorang manejer dalam membuat keputusan yaitu:

1.      Identifying and defining the problem

2.      Determining alternative couirses of action

3.      Evaluating the possible courses of action

4.      Selecting the best course of action

5.      Carrying out the selected course of action

6.      Following up to ensure that the desired results are abtained

Dalam membuat keputusan sering dijumpai hambatan-hambatan yang disebabkan oleh informasi yang tidak tepat waktu. Mengumpulkan informasi tidak semudah seperti yang dibayangkan. Permasalahan umumnya muncul pada saat mengumpulkan informasi, tak jarang sebuah informasi harus dibayar dengan mahal misalnya, untuk mendapakan informasi mengenai kecenderungan prilaku konsumen terhadap sebuah produk, perusahaan mambayar mahal seorang konsulrtan pemasaran.

Tahapan-tahapan diatas dapat dilakukan apabila didukung dengan penyediaan informasi yang baik. Informasi yang tersedia tidak akan mendungkung decision making apa bila terjadi hal-hal dibawah ini :

1.    Informasi salah

2.    Informasi tidak diteruskan atau ditutupi

3.    Informasi sulit dikumpulkan

4.    Informasi sulit dicari

5.    Informasi tidak jelas kebenarannya dan sulit untuk dikonfirmasi

6.    Sistem penyimpanan tidak jelas

7.    Informasi yang dibutuhkan tidak jelas

8.    Kurang bertanggung jawab mengumpulkan data atau informasi

9.    Bocornya informasi penting/rahasia

10.  Dana terbatas

Dengan demikian, perusahaan harus mengupayakan agar informasi dapat memenuhi karakteristik informasi yang baik dan berusaha seoptimal mingkin agar dapat meminimalisasikan hambatan-hambatan yang terjadi dalam memperoleh informasi.

2.7 Input, Proses, Output, Dan Pengendalian Sistem Informasi Manajemen

Setip open sistem termasuk sistem informasi manajemen memiliki input, proses, output, dan pengendalian. Keempat aspek tersebut perlu dikenali dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan misalnya:

1.      Input

·      Keputusan apa yang akan dibuat ?

·      Berapa banyak informasi yang dibutuhkan ?

·      Mengapa informasi tersebut dibutuhkan ?

·      Siapa yang bertanggung jawab untuk mengelolah informasi tersebut ?

2.      Proses

·      Bagaimana cara mendistribusikan informasi tersebut ?

·      Bagaimana cara membuat informasi tersebut ?

·      Bagaimana cara memproses informasi tersebut ?

3.      Output

·      Kapan informasi tersebut dihasilkan ?

·      Informasi seperti apa yang

·      Bagaimana kualitas informasi yang dihasilkan ?

·      Puaskah para pengguna informasi ?

4.      Pengendalian

·      Bagiman para pengelolah informasi mempertanggung jawabkan tugas yang diberikan ?

·      Bagaiman cara melakukan koreksi atau revisi ? kapan koreksi atau revisi tersebut dilakukan ?

·      Bagaiman pengklasifikasian sistem informasi ?

B. PROSEDUR PERKANTORAN

3.1  Definisi Prosedur

            Kegiatan adminitratif perkantoran harus mempunyai pola kerja yang baik sehingga menunjang percapaian tujuan organisasi dengan didukung oleh pencatatan tertulis mengenai langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan.

            Prosedur perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan langkah-langakah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), dimana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana dilakukanya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang dilakukannya (Moekijat, 1997:53). Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan :

1.      Metode-metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas-aktivitas yang akan datang.

2.      Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu.?o:p>

3.      Pedoman untuk bertidak

Menurut moekijat (1995:106), metode menunjukan cara pelaksanaan pekerjaan dari suatutugas yang terdiri atas satu atau lebih kegiatan yang bersifat tulis-menulis oleh seorang pegawai. Dengan demikian serangkaian metode yang disatukan akan membentuk suatu prosedur.

3.2     Prosedur Yang Tertulis

Prosedur kerja dalam setiap kantor hendaknya :

1.        Bersifat formal, artinya prosedur tersebut diakui oleh semua orang dalam organisasi,

2.        Tertulis, dan

3.        Prosedur hendaknya selalu terbaharui, artinya selalu up to date denga perkembangan organisasi yang aktif dan dinamis.

Pada kenyataannya, masih terdapat beberapa kantor yang hanya membuat prosedur kerja secara lisan dan belum atau tidak menganggap perlu untuk membuat prosedur tersebutdalam bentuk tulisan. Hal ini mengakibatkan terjadinya miscommunication atau misunderstanding yang disebabkan oleh adanya perbedaan presepsi antara perancang prosedur dengan pelaksana prosedur tersebut, atau antar pelaksana prosedur itu sendiri. Koordinasi kerja menjadi lebih sulit sehingga pencapaian akan terlambat. Oleh karena itu prosedur kerja sebaiknya dibuat secara tertulis agar tercipta komunikasi yang sinkron, terutama pada pihak-pihak pada lefel bawa yang lebih memerlukan pedoman tertulis sebagai patokan dalam bertindak.

Dalam suatu organisasi, agar kinerja individu yang bekerja sama dalam suatu kelompok efektif, maka tugas penting bagi atasan adalah mengetahui bahwa indifidu-indifidu tersebut memahami akan tujuan yang hendak dicapai serta mengerti bagaimana cara untuk mencapai  tujuan tersebut. Semakin jelas prosedur kerja maka bawahan semakin mengerti apa yang seharusnya dikerjakan dan dicapai.

Menurut Moekijat (1995:108), prosedur perkantoran ditulis dalam buku pedoman kantor, daftar tugas, atau dalam formulir lepas. Didalam buku pedoman kantor (buku pedoman prosedur) atau formulir lepas tersebut memuat intruksi-intruksi tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, bagaimana pekerjaan dilakukan, bilamana pekerjaan dilakukan, dimana pekerjaan dilakukan, dan memberi informasi tentang sistem yang membantu organisasi.

3.3     Manfaat Prosedur Tertulis

Prosedur tertulis  sangat bermanfaat bagi tingkat manajerial maupun non manajerial dalam melaksanakan fungsi manajemen pada setiap bagian/divisi. Manfaat prosedur tertulis adalah :

1.         Plenning atau conroling

a.       Mempermudah dalam mencapai tujuan.

b.      Merencanakan secara seksama mengenai besarnya beban kerja yang optimal bagi masing-masing pegawai

c.       Menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan biaya.

d.      Mempermudah pengawasan yang berkaitan denga hal-hal yang seharusnya dilakukan dan yang sudah dilakukan, menilai apakah pelaksanaan pekerjaan sudah sesuai dengan prosedur atau tidak.

2.         Organizing

a.       Mendapatkan intruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan mengenai :

b.      Dihubungkan denga alat-alat yang mendukung pekerjaan kantor serta dokumen kantor yang diperlukan

c.       Mengakibatkan arus pekerjaan kantor menjadi lebih baik dan lebih lancar serta menciptkan konsisten kerja.

3.         Staffing atau leading

a.       Membantu atasan dalam memberikan training atau dasar-dasar inruksi kerja bagi pegawai baru dan pegawai lama.

b.      Atasan perlu mengadakan conselling bagi bawahan yang bekerja tidak sesuai dengan prosedur.

c.       Mempermudah  pemberian penilaian terhadap bawahan.

4.         Coordination

a.       Menciptakan koordinasi yang harmonis bagi tiap departeman dan antar departemen.

b.      Menetapkan dan membedakaqn antara prosedur-prosedur rutin dan prosedur-prosedur independen.

3.4     informasi dalam membuat prosedur

sebelum membuat prosedur-prosedur kerja yang baru, kantor perlu merefisi atau memperbaharui prosedur kerja yang ada sebelumnya.  Dalam hal ini kantor perlu mengetahui informasi-informasi penting, yaitu:

1.         tujuan

2.         dokumen

3.         alat

4.         orang

5.         tata ruang kantor yang diperlukan

6.         metode penulisan prosedur yang akan digunakan 

7.         langkah-langkah alternatif yang diperlukan

3.5     Metode penulisan prosedur

Penulisan prosedur perlu diketahui guna mencari cara efektif  dan efisien bagi setiap kantor dalam membuat pedoman kerja. Banyak cara atau metode yang dapat digunakan untuk menulis prosedur. Cara prosedur yang dimaksud adalah:

1.    Deskriptif

2.    Chart

3.6     tahapan penulisan prosedur

       prosedur kerja kantor harus mendukung pencapaian tujuan yang hendak diraih oleh setiap bagian, departemen, divisi, dan organisi secara keseluruhan. Prosedur kerja mampu menciptakan arus kerja yang efisien sehingga mempermudah dan dalam mengambil keputusan oleh pihak yang berwenang dan mempermudah pelaksanaan kegiatan operasional kantor. Berdasarkan hal ini, ada beberapa tahapan yang harus dilalui, yaitu :

1.      identifikasi terhadap pekerjaan/operasi yang akan dikerjakan dan dianalisis dengan sistem yang ada

2.      menyelaraskan logika prosedur yang akan dibuat dengan seluruh prosedur yang ada diperusahan

3.      membuat urutan langkah yang palingg cocok dan logis.

3.7     Memperbaiki Prosedur Perkantoran

     Sebelum sebuah prosedur diperbaiki, sebaiknya diperiksa kembali berkaitan dengan kegiatan yang sedang dilakukan dalam prosedur tersebut. Langkah selanjutnya adalah memberikan/menentukan tanda pada prosedur-prosedur yang salah, sebelum memutuskan apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki prosedur tersebut (Moekijat 1995:110). Sebab prosedur perlu diperbaiki apabila terjadi hal-hal dibawah ini :

a.       Personal, kelompok, dan bagian/departemen/devisi dalam suatu organisasi mengalami kebingungan dalam menjalankan langakah-langakah kerja.

b.      Prosedur yang berlaku saat ini ternya tidak menggambarkan prosedur yang asli

c.       Prosedur yang ada tidak efisien rta menyeskarrena terlalu berbelit-belit, terjadi back tracking, serta menyusahkan pegawai, konsumen, dan stakeholders lainnya.

d.      Organisasi semakin tumbuh dan berkembangan sehingga prosedur yang ada tidak menunjang efektivitas organisasi.

                                                          DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR

BABI PENDAHULUAN

A.   Latar Belakang

B.   Tujuan

BAB II ISI

A.   SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERKANTORAN

2.1               Data Dan Informasi

2.2               Jenis-Jenis Sistem Informasi

2.3               Pengertian Sistem Iinformsi Manajemen

2.4               Manfaat Informsi

2.5               Karakteristik Informasi Yang Baik/Siap Pakai

2.6               Hambatan Informasi Bagi Pembuat

2.7               Input, Proses, Output, Dan Pengendalian Sistem Informasi Manajemen

B.   PROSEDUR PERKANTORAN

3.1     Definisi Prosedur

3.2        Prosedur Yang Tertulis

3.3        Manfaat Prosedur Tertulis

3.4        Informasi Dalam Membuat Prosedur

3.5        Metode Penulisan Prosedur

3.6              Tahapan Penulisan Prosedur

3.7              Memperbaiki Prosedur Perkantoran

                                                                     BAB III PENUTUP

SARAN

KESIMPULAN