BAB II
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERKANTORAN
2.1 Data Dan Informasi
Data (Mills, 1984;17) adalah fakta mentah, observasi, atau kejadian dalam bentuk angka atau simbol khusus. Data merupakan butir kuantitatif yang dapat disisikan dari suatu fakta atau kejadian. Misalanya, laba bersih perusahaan X pada tahun 2005 adalah 850 juta rupiah.
Data dapat disebut informasi apabila data tersebut diolah dengan urutan tertentu dan dijadikan dasar dalam bertindaak. Pengolahan data bertujuan mernyusun dan menempatkan dat tersebut dalam konteks untuk menghasilkaan informasi yang bermakna. Dengan demikian, informasi adalah data dengan tolok banding, atau data yang telah diolah menjadi suatu kesimpulan yang mempunyai makna lebih jika dibandingkan dengan data semula. Misalnya, laba bersih perrusahaan X pada tahun 2005 meningkat 20 persen jika dibandingkan dengan tahun 2004, yaitu dari 850juta rupiah menjadi 1,2 miliar rupiah. Dengan demikian, lingkungan/data/fakta yang dianalisis akan menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen dalam membuat keputusan agar dapat mendukung berjalannya kegiatan operasional perusahaan.
Data secara tidak langsung memberikan informasi pada pihak penerima namun bisa juga terjadi sebaliknya. Kalimat berisi data yang belum diberikan tolok banding (sepertti contoh diatas) mungkin sudah menjadi informasi bagi pihak penerima informasi apabila yang bersangkutan telah mengetahui dat laba tahun 2004. Sementara itu, kalimat yang mengenai data awal hanya berupa data yang tidak berguna bagi orang lain karena orang lain tidak mengetahui laba bersih tahun 2004, maka perlu ditambahkan kalimat agar memberikan gambaran secara lengkap sehingga dapat dibandingkan dengan data sebelumnya.
Proses untuk mengelolah data menjadi informasi sudah disebutkan di Bab I berkenan dengan proses system kantor (The Liang Gie, 1996:36). Moekijat (1996:69) menambahkan empat kegiatan pokok yang dibutuhkan untuk menyediakan informasi, yaitu :
1. Pengumpulan data
2. Pengelolaan data
3. Penyimpanan data
4. Pendistribusian data
Komaruddin (2001:46) mengemukakan bahwa informasi sebagai hasil dari pengolahan data mempunyai tujuan :
1. Informasi deskriptif
2. Informasi penjelasan
3. Informasi prediktif
4. Informasi evaluatif
5. Informasi inovatif
Berdasarkan tempat/asal/sumber, data/informasi dapat dibedakan dalam dua kategori, yaitu :
1. Internal
Adalah data/informasi yang berasal dari dalam organisasi misalnya, data keuangan, data karyawan, dan lain sebagainya. Fungsi data/informasi internal adalah meningkatkan produk tivitas dengan memanfaatkan strengths dan mengatasi weknesses.
2. Eksternal
Data/ informasi yang berasal dari luar oreganisasi misalnya, keadaan ekonomi secara makro, perilaku konsumen, dan lain sebagainya. Fungsi/informasi eksternal adalah sebagai bahan masukan bagi decision making dengan memanfaatkan opportunities dan menaggulangi threats.
Menurut komaruddin (2001:62), sumber informasi berasal dari :
1. Informasi primer, merupakan informasi yang diperoleh dari tangan pertama, yaitu diperoleh dari hasil pengamatan, percobaan survei, atau dugaan objektif.
2. Informasi sekunder, merupakan informasi yang telah dihimpun dan disimpan ditempat penerimaan dan pengolahan. Informsi sekunder diperoleh dari organisasi intern, pembelian dari luar organisasi, publikasi, dan badan pemerintahan.
